Informationsteknologi och samarbete

Människor samarbetar och kommunicerar i alla tänkbara sammanhang mer och mer genom användning av kommunikations- och informationsteknologi. Geografiska avstånd elimineras, och vägen till nya former och kontakter öppnas. Denna teknologi löser många gamla problem i människors strävan att kommunicera, samarbeta och lära från varandra inför olika uppgifter och problem, men den skapar också nya uppgifter och ger upphov till nya sätt att samverka. Organisationer, företag och även utbildningsinstitutioner är beroende av informationsteknologi och datorer. Dessa verktyg utvecklas som hjälpmedel för att lösa speciella problem och för att nå specifika mål. De anpassas till redan existerande arbetsmönster, organisa-tionsstrukturer, processer och människors färdigheter och kom-pe-tens.

Tekniken utvecklas mycket snabbt. Detta är ett resultat av större effektivitetskrav men den egna dynamiken spelar också en stor roll. Varje ny uppfinning, teknisk förbättring och utveckling som införs kommer att accepteras och etableras väldigt snabbt. Den förflyttar oss fort till en ny verklighet där den nya, ofta radikala och revolutionerande tekniken, uppfattas som självklar. I denna nya verklighet är det lätt för konstruktörerna att se teknikens brister och möjliga förbättringar. Detta leder snabbt till nya försök att utveckla tekniken. Det är lätt att utveckla tekniken men användarna, individer och organisationer, förblir desamma när det gäller deras möjligheter att hantera tekniken och samverka genom tekniken.

De tekniska finesserna som är nödvändiga och lämpliga för vissa uppgifter, arbetsplatser och organisationer blir fler och mer avancerade. Men det blir svårt att utnyttja dessa om de inte passar in på individers och gruppers sätt att fungera. Det är nödvändigt med kontinuerlig utveckling, lärande och flexibla organisationer. Risken är stor att alla tekniska finesser, vilka utvecklades just för att de ansågs tekniskt eller ekonomiskt nödvändiga, inte används optimalt. Detta kan leda till att man inte når den önskade effektiviteten, men också till stress för individer och grupper, och i värsta fall till misslyckanden, haverier och katastrofer.

Organisationsteorin

De tidiga organisationsteorierna skulle aldrig ha kunnat förutse de nya samarbets- och kommunikationsstrukturer som har utvecklats som ett resultat av användningen av datorer och modern informationsteknologi. Olika teorier har beskrivit strukturen för samarbetet från olika perspektiv. Ursprungligen har man lagt tonvikten på samordningens effektivitet, man har fokuserat på målet med samarbetet. Den stora fördelen med dessa tidiga rationella organisationsperspektiv är att man kan definiera faktorerna och beskriva strukturerna som är viktiga för samarbetets effektivitet. Nackdelen är att man bortser från organisationsformens interna dynamik. Senare har man insett dennas stora betydelse och man har studerat samarbetsprocesserna. Dessa senare sk open system teorierna, har visat vad som är betydelsefullt för organisationen men de har inte riktigt lyckats koppla ihop sättet på vilket människor kommunicerar och samordnar sig med verksamhetens mål. Situationen idag som innebär samarbete över stora avstånd samt tillgång till, och behov av modern kommunikationsteknik, kräver att man tar hänsyn både till samarbetets interna processer och dess effektivitet, dvs hur organisationens struktur och funktion använder informationsteknologin för att lösa uppgifter och uppnå målen.

Uppfattningen är att samverkans utveckling bestäms av uppgiftens krav och de tekniska hjälpmedlens egenskaper, samt av de befintliga kognitiva resurserna och de formella organisatoriska ramarna. Dessa olika faktorer påverkar samverkans effektivitet. Det har visat sig i laboratoriestudier att olika sätt att kommunicera kräver olika samarbetsformer för ett lyckat resultat. När människor endast kan kommunicera med varandra genom skriftliga meddelanden via dator för att styra en process är en hierarkisk struktur på samarbetet mycket mer effektiv än en demokratisk struktur. Fältstudier har visat att i processindustrins kontrollrum uppstår stöd- och lärandestrukturer beroende på informationssystemets och arbetsuppgiftens krav, på kunskaps-resurserna hos operatörerna, och på den formella organisationens form (Kavathatzopoulos & Kuylenstierna, 1993). När man studerar olika aspekter av kontinuerligt lärande och utveckling i arbetsprocesser ser man vikten av flexibilitet och kompetensutveckling vid användning av modern informationsteknologi.

Teknikanvändarna kan utveckla sin kompetens genom deltagande i formella utbildningsprogram. Oftast ges dessa i samband med installation av ny teknologi. Utbildningen innebär att människor tränas för att kunna använda tekniken på ett effektivt och säkert sätt. Men utöver denna formella utbildning pågår parallellt informell utbildning. Denna form av inlärning förekommer i privat teknikanvändning, men också inom organisationer, även på platser där mycket formell utbildning har getts. Detta är nödvändigt då alla frågor långt ifrån kan lösas genom undervisning och deltagande i kurser. Ständigt brukar det uppstå situationer som en utbildningsinsats varken kan täcka eller förutsäga. Arbetsgrupper brukar spontant skapa informella kommunikationsstrukturer för att ge kognitivt stöd och träning till sina medlemmar. Här kan vi säga att informellt lärande uppmuntras av en formell organisationsstruktur om människor som är experter på olika områden sätts i kontakt med andra som inte är experter på dessa områden. Förutsättningen är att den formella organisationen tillåter en hög grad av specialisering och upplåter plats åt informella kommunikationsprocesser.

Den formella organisationen skall inte bara tillåta sådana informella processer utan måste också underlätta kontinuerlig kommunikation mellan teknikanvändarna. Dessa människor måste placeras nära varandra geografiskt eller ha tillgång till tillförlitlig kommunikationsutrustning. Det är nödvändigt att "instruktören" får en klar bild av problemsituationen och att "eleven" kan ta emot instruktionerna. De måste ha tid att kommunicera om dessa saker och helst skall de ha tillstånd att pröva och experimentera med de nya kunskaperna. Allt detta betyder att den formella organisationen måste vara "lös" när det gäller informella kommunikationsprocesser.

Lärande och kompetensutveckling

Den informella utbildningen måste vara problemorienterad. Detta är i och för sig inget problem; det är mer naturligt för informell än för formell utbildning att vara problemorienterad. Vygotsky (1962, 1978) har lagt grunden för denna pedagogiska syn. Enligt detta synsätt är lärande möjligt i verkliga situationer där eleven har ett problem som mycket gärna vill lösa. Enligt en annan beskrivning befinner sig eleven när han står inför ett problem i ett tillstånd av kognitivt disequilibrium (Piaget, 1962, 1980).

Eleven får inte vara likgiltig eller för mycket engagerad i sitt problem, men lösandet måste påverka hans liv i en sådan grad att han har intresse av att söka aktivt efter denna lösning. Även om en person inte kan lösa ett för honom angeläget problem så måste han förstå problemets grundstruktur. Han måste veta vilken den önskade lösningen är och kunna bedöma om en lösning är tillfredsställande eller ej.

Lösningen till problemet kan vara ett innehåll dvs själva lösningen, eller en metod att lösa problemet. Detta överförs till eleven av någon som har denna kunskap, t ex en expert. Denna person måste vara nära eleven i plats och tid för att kunna ge honom de nödvändiga instruktionerna. Detta kan också ske på distans genom att använda tillförlitlig utrustning på ett tillfredsställande sätt. Elevens tänkande och handlingar leds mot lösningen genom den nya informationen eller det nya sättet att hantera problemet. Men för att internalisera de nya kunskaperna måste eleven först testa dessa. Detta gör han genom att jämföra dem med målet dvs den önskade lösningen. Utbildningssituationen måste ge eleven möjligheten att göra denna jämförelse. Därmed kan han avgöra om instruktionerna är värda att lära in. Om det visar sig att de har hjälpt honom att lösa sitt problem kan han internalisera instruktionerna, dvs lärandet har ägt rum och kognitivt equilibrium har återställts. Detta är kriteriet med vilket man kan mäta träningens effektivitet.

Användarnas kompetens och färdigheter är ömsesidigt beroende och påverkade av informationsteknologins egenskaper, den formella organisationens struktur samt uppgiftens krav. En klar beskrivning av denna relation är en nödvändig förutsättning för att kunna definiera målet och innehållet för varje utbildningsinsats. Användarnas aktuella kompetensnivå och färdigheter måste kartläggas. Vidare måste de nya färdigheterna som krävs p.g.a. de nya uppgifterna, informationsteknologiska redskap och organisationsinramning klart definieras.

När det gäller utformningen av en formell utbildningsplan är det viktigt att definiera målet, fastställa proceduren, bestämma metoder, välja ut deltagare, genomföra utbildningen och utvärdera den. Det allra viktigaste är ändå att bedöma dess effektivitet och kontinuerligt ändra, anpassa och förbättra den.

Informell utbildning och träning kräver andra förutsättningar. Organisationsramarna måste tillåta, underlätta och uppmuntra kommunikation. Det måste finnas en stor variation av specialiseringar och kompetenser i kontakt med varandra, som kan komplettera, stödja och träna varandra. Det är svårt att ställa upp utbildningsplaner för informell utbildning då man inte har samma kontroll över utbildningsprocessen som vid formella kurser. Det man kan göra är att förbereda situationen så att informell utbildning lätt kan äga rum. Man kan välja vilken nivå och vilken kompetens deltagarna skall ha och sedan placera dem i organisationen på ett lämpligt sätt så att de kan undervisa och träna varandra. En kombination av formell och informell utbildning innebär att ett visst antal användare tränas formellt och sedan förs in i organisationen där de informellt kan handleda och träna de andra användarna.

Även denna utbildningsprocess måste utvärderas kontinuerligt. Genom utvärderingen vet man hur man kan bäst justera sättet på vilket den informella utbildningen organiseras. Det gäller att ständigt anpassa utbildningsprocessen till nya förutsättningar bl a genom att förändra instruktörernas och elevernas blandning av kompetenser och färdigheter.

Ett RALF-projekt

Interaktionen mellan människor och informationsteknologi är mycket komplicerad. Teoretiska aspekter måste undersökas och nya metoder måste utvecklas för att vi skall kunna beskriva och ingripa effektivt i lärandeprocesser vid användning av informationsteknologi och i lärande genom informationsteknologi vid distansutbildning. Ett forskningsprojekt finansierat av Rådet för Arbetslivsforskning (RALF) pågår för närvarande vid Avd. för Människa-Dator Interaktion, Uppsala universitet. Målet är att definiera en klar teoretisk ram samt skapa en praktisk arbetsmetod för att modellera IT-användarnas kompetensutvecklingskrav och behov. Utbildningsmetoden som vi kommer att undersöka är problemorienterad träning som ges både i formella utbildningsprogram och informellt genom kolleger och andra.

Referenser

Kavathatzopoulos, I. och Kuylenstierna, J. (1993) Informellt samarbete och kunskapsstöd: Operatörslaget i ett datoriserat kontrollrum. Stockholm: NUTEK/DUP.
Piaget, J. (1962) Comments on Vygotsky's critical remarks. Cambridge, MA: M.I.T. Press.
Piaget, J. (1980) Experiments in contradiction. Chicago: The University of Chicago Press.
Vygotsky, L. S. (1962) Thought and Language. Cambridge, MA: M.I.T. Press.
Vygotsky, L. S. (1978) Mind in society. Cambridge, MA: Harvard Press.